En mai dernier, lors d'une pulsation trimestrielle, nous avons défini trois objectifs clés pour continuer à développer le business de mon client. L'un de ces objectifs était l'organisation d'un festival de fin d'année. Cet article détaille le processus, les outils utilisés, et les leçons apprises tout au long de ce projet passionnant.
1. L’intérêt d’une Pulsation trimestrielle
C’est lors de la pulsation trimestrielle réalisée au mois de mai, que nous avons pu faire ressortir les objectifs des mois à venir. Nous avons fixé trois objectifs principaux pour soutenir la croissance du business de mon client.
Je l’ai aidé à découper chaque objectif en projets spécifiques pour une meilleure gestion et un suivi plus efficace. L'un de ces objectifs était de créer un événement unique pour marquer la fin de l'année: un festival de fin d’année
2. Organisation et planification du calendrier des objectifs
Avant de nous plonger dans l'organisation du festival, nous avons fait un point sur le calendrier des différents objectifs. Cette étape était cruciale pour s'assurer que chaque projet soit aligné avec les échéances globales, tout en permettant une gestion flexible et réactive des priorités.
A ce stade, il était crucial de montrer à mon client, à travers des visuels, comment s’articulaient les projets dans le temps. Cela a permis de mieux prioriser les tâches, en tenant compte des périodes plus chargées et en anticipant la faisabilité en fonction de l’activité habituelle.
*Exemple de planning
3. Focus sur le court terme : Organisation du festival
Pour ce projet, il était essentiel de se concentrer d'abord sur le court terme. L'organisation du festival devenait alors la priorité immédiate, en raison des délais serrés et de l'ampleur du projet. Nous étions fin mai 2024 avec le souhait que l’évènement se déroule début juillet 2024. Nous avions environ 5 semaines pour tout mettre en place.
Une fois le projet identifié comme prioritaire, nous avons lancé le processus d'organisation. Cela a débuté par un brainstorming, où nous avons réuni l'équipe pour imaginer le festival idéal que nous souhaitions proposer.
4. Brainstorming
Lors de cette réunion, l'objectif était d'imaginer sans contraintes l'événement parfait. Mon client et les membres de son équipe ont participé activement, partageant leurs idées, leurs visions, et leurs attentes pour le festival.
En tant que Business Support Manager, j’ai facilité les échanges pour qu’ils restent productifs et orientés vers les résultats. Nous avons identifié les risques potentiels associés à chaque idée et discuté de solutions de repli pour chaque scénario envisagé.
💡 Les idées fusent: Activités proposées - À qui s'adressait l'événement : clients ou public plus large ? - Logistique des entrées et sorties - Organisation des réunions préparatoires et de la logistique - Communication - Gestion des inscriptions : quel système serait optimal ? - Attribution des responsabilités - Sécurité - Budget - Offres sur place : boissons ? nourriture ? - Personnel/Staff - Autres considérations...
5. Mapping et faisabilité des différents postes
Suite à ce brainstorming, j’ai pris toutes les notes que j’ai triées par catégories dans un premier temps. J’ai ensuite procédé à un mapping des différents postes et aspects auxquels réfléchir pour l'événement que j’ai présenté à nouveau à mon client. J’ai structuré les objectifs globaux en tâches réalisables. A ce moment là, le projet prend réellement forme et nous étions dans le concret.
🎯 Audience et Communication
À qui s'adressait l'événement : clients ou public plus large ?
Communication
🦺 Logistique et Sécurité
Gestion des inscriptions : quel système serait optimal ?
Sécurité
Logistique des entrées et sorties
💰Finances
Budget
🦘 Offres et Activités
Activités proposées
Offres sur place : boissons et nourriture
🧍🏻 Ressources Humaines
Personnel
Attribution des responsabilités
🗓️ Planification
Organisation des réunions préparatoires et de la logistique
🧐 Divers
Autres considérations...
Nous avons identifié tous les questionnements possibles et échangé de manière systématique sur la faisabilité de chaque idée. Cela nous a permis de structurer le projet, d'anticiper les défis potentiels et de décider rapidement par rapport à notre cahier des charges.
Il était important à cette étape d’avoir un visuel de tous les échanges et une cartographie des postes.
*Exemple de mapping
Lors du mapping, nous avons également identifié les principaux risques associés à chaque aspect du festival, tels que les problèmes de sécurité, l’aspect logistique du catering, les contraintes budgétaires… Pour chaque risque, nous avons pesé le pour et le contre et pris des décisions afin de garantir que l’événement se déroule sans accroc.
6. Utilisation d'outils de gestion de projet
Pour assurer une gestion fluide du projet, nous avons utilisé Trello, un outil de gestion de projet collaboratif. Cet outil nous a permis de suivre les tâches, d'assigner les responsabilités, et de garantir que chaque aspect de l'organisation soit couvert dans les délais impartis, en gardant les catégories du mapping. Les différentes vues de l’outil permettront d’aborder le projet de façons différentes en fonction des problématiques du moment.
Le respect des délais montre une bonne compréhension des contraintes temporelles et la capacité à ajuster le projet en conséquence.
*Exemple de Trello Board
En tant que Business Support Manager, j’ai assuré un suivi rigoureux des tâches sur Trello, en ajustant les priorités en fonction des défis rencontrés et en veillant à ce que chaque membre de l’équipe dispose des ressources nécessaires pour avancer.
Cette préparation minutieuse et ce suivi rigoureux nous ont permis :
• De suivre en temps réel le remplissage des inscriptions
• D'optimiser la préparation des activités
• De communiquer efficacement avec notre public cible
• De mettre en valeur l'offre de mon client
• D'accueillir plus de 200 personnes le jour J
7. Post Événement
Après l’événement, nous avons analysé les résultats par rapport aux objectifs initiaux: le taux de participation, le respect du budget, et la satisfaction des participants recueillie le jour de l’évènement via des vidéos, sont des mesures nous ont permis d’évaluer le succès de l’événement et d’identifier les points à améliorer pour les futurs projets.
L'organisation de ce festival s'est révélée être une expérience enrichissante, tant sur le plan professionnel que personnel. Ce projet nous a permis d'appliquer une gestion rigoureuse tout en laissant libre cours à notre créativité. Grâce à une planification méticuleuse, l'utilisation d'outils efficaces et une étroite collaboration, nous avons réalisé un événement qui a largement surpassé les attentes de mon client.
Celui-ci a d'ailleurs exprimé sa grande satisfaction, soulignant que la préparation minutieuse et la bonne exécution ont été déterminantes dans le succès de l'événement. Il a également manifesté son enthousiasme à l'idée de travailler sur de futurs projets similaires en utilisant la même méthodologie.
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